Beim Aufbau des Erfinderclubs muss man überlegen, ob der Status des eingetragenen Vereins (e.V.) angestrebt werden soll. Ein eingetragener Verein stellt für die Mitglieder eine relativ starke und enge Form der Organisation dar. Die Führung eines eingetragenen Vereins ist im Aufwand zum Club ohne Rechtsfähigkeit mit einem deutlichen Mehraufwand verbunden.
In vielen Bereichen kann aber meist erst dann effektiv gearbeitet werden, wenn der Club eine juristische Person ist. Das erleichtert den Abschluss von Verträgen, größere Anschaffungen für die Clubmitglieder oder das geschlossene Auftreten in der Öffentlichkeit. So ist es für die Arbeit des Erfinderclubs beispielsweise wichtig, eine gemeinsame Kasse zu haben, aus der alle dem Clubzweck entsprechenden Ausgaben getätigt werden. Zudem genießt der Club bei potenziellen Kunden und Kooperationspartnern oft ein höheres Ansehen, wenn man dokumentieren kann, dass man sich zur Erreichung des gemeinsamen Ziels organisatorisch zusammengeschlossen hat.
Die Vereinsgründung ist also, trotz des damit verbundenen Mehraufwandes, auf jeden Fall eine Überlegeung wert. Es wird dann ein Vorstand gewählt, der die Geschäfte stellvertretend für den Club führt und diesen nach außen vertritt.
Der Status "e.V." wird durch die Eintragung ins Vereinsregister des Amtsgerichts erlangt. Dort liegen auch Merkblätter für die einzelnen Schritte der Vereinsgründung aus. Insbesondere müssen die Bestimmungen über eine vereinsrechtliche Satzung beachtet werden. Im Einzelnen wird ein Verein wie folgt gegründet:
1. Es wird eine Satzung vorbereitet und eine Gründungsversammlung einberufen.
2. Die Satzung wird beschlossen und von mindestens sieben Gründungsmitgliedern unterschrieben.
3. Die Gründer wählen einen Vorstand.
4. Es wird ein Protokoll der Gründungsversammlung angefertigt und vom Protokollführer unterschrieben.
5. Der Verein wird beim Amtsgericht zur Eintragung angemeldet. Dazu wird die Satzung und das Gründungsprotokoll von den gewählten Vorstandsmitgliedern unterschrieben und eingereicht.
6. Die Anmeldung wird von einem Notar beglaubigt.
Sollten die Mitglieder sich für den Club als e.V. entschieden haben, kann zusätzlich überlegt werden, ob man den Status der Gemeinnützigkeit anstreben will. Das ermöglicht unter anderem das Ausstellen von Spendenquittungen. Die Gemeinnützigkeit wird vom Finanzamt auf Antrag zunächst vorläufig gewährt und regelmäßig geprüft. Grundlage für die Gemeinnützigkeitsanträge der Erfinderclubs wird in der Regel der Zweck "Förderung von Bildung" sein.
Um gemeinnützig zu sein, darf der Club keine gewerblichen Zwecke verfolgen und nicht der Gewinnerzielung seiner Mitglieder dienen. Die Anerkennung als gemeinnütziger Verein ist mit einigen Vorteilen verbunden:
- Befreiung von der Erbschaftssteuer falls dem Verein etwas vererbt wird.
- Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer müssen nicht gezahlt werden.
- Die Zahlung von Grundsteuer entfällt.
- Der Verein wird von der Umsatzsteuer befreit oder erhält Ermäßigung.
- Es besteht die Möglichkeit, Spendenquittungen auszustellen.
Auf der anderen Seite stehen einige Nachteile:
- Wirtschaftliches Handeln ist nicht möglich.
- Das gesamte Vermögen muss der Gemeinnützigkeit gewidmet werden.
- Der Wegfall der Gemeinnützigkeit wirkt 10 Jahre zurück.
- Der regelmäßige Verwaltungsaufwand ist nicht unerheblich.
Gemeinnützige Zwecke sind wie folgt definiert:
Gemeinnützig sind Zwecke, durch deren Erfüllung ausschließlich und unmittelbar die Allgemeinheit selbstlos gefördert wird (§ 52 AO). Daraus ergibt sich beispielsweise, dass einzelne Mitglieder nicht speziell gefördert werden können und Aufnahmebeschränkungen ebenso unzulässig sind wie Geheimhaltungserklärungen. Formulierungen in der Satzung wie "Förderung und Beratung der regionalen Wirtschaft" oder eine Verpflichtung zur Geheimhaltung widersprechen einer Gemeinnützigkeit.
Ein gemeinnütziger Verein darf keine eigenwirtschaftlichen Zwecke verfolgen, wie etwa Patentanmeldungen und Lizenzvergaben. Die Mittel müssen zeitnah verwendet werden, das heißt spätestens im folgenden Kalenderjahr nach der Einnahme wieder ausgegeben worden sein.
Auf Anfrage des Finanzamtes ist ein Mittelverwendungsnachweis einzureichen, wobei auch geprüft wird, ob nicht unverhältnismäßig hohe Vergütungen an Mitglieder gezahlt wurden.
Unmittelbarkeit bedeutet, dass die festgelegten Zwecke selbst und aktiv verfolgt werden müssen und im Rahmen der Ausschließlichkeit nur satzungsgemäße Zwecke verfolgen dürfen.
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